Open BLS : « Dès qu'une édition se termine, nous pensons déjà à la suivante »

En route pour la 9e édition de l'Open BLS de Limoges, du 10 au 17 décembre prochains.

Laurélie Maenhout, event manager (cheffe de projet) à Sport Plus Conseil, l'agence organisatrice de cet événement, qui n'est autre que le 2^e tournoi de tennis féminin indoor de France, nous livre quelques explications sur la préparation de cette compétition.

L'Open BLS de Limoges nécessite une préparation de longue haleine. Comment se déroule-t-elle ?

Dès qu'une édition se termine, nous pensons déjà à la suivante. Nous faisons un debriefing, nous regardons les points positifs, les retours que nous avons eus « à chaud » pendant l'événement car c'est important. Dès février, nous commençons à revoir les partenaires, nous attaquons la partie commerciale. Nous faisons un debriefing avec eux « à froid », qui nous permet de construire l'édition suivante au niveau réceptif et événementiel. L'Open BLS de Limoges comprend le côté sportif mais aussi réceptif et événementiel, et c'est ce qui fait la force du tournoi. Pendant une semaine, nous prenons possession du Palais des sports de Beaublanc mais aussi des espaces réceptifs que l'on aménage de A à Z. Nous en revoyons la configuration avec notre agenceur, nous menons une réflexion sur les événements qui s'y dérouleront. Cela va du petit-déjeuner, au déjeuner, aux conférences, aux afteworks, aux soirées, et nous imaginons un planning pour la semaine.

En avril, nous commençons à prendre contact avec nos prestataires (plus de 30). Nous travaillons énormément en local (les traiteurs, les hôtels, la flotte de véhicules, la signalétique, la sécurité, la billetterie...). Toute la partie sportive débute à peu près au moment du tournoi de Roland Garros (fin mai-début juin).

Le tournoi bénéficie également de fidèles et solides partenaires...

Oui, et en premier lieu le tournoi bénéficie depuis le début du soutien de la Ville de Limoges et de la Région Nouvelle-Aquitaine. Mais nous avons aussi une belle dynamique en termes de partenaires privés symbolisés par notre partenaire titre BLS Location et nos Partenaires Premier dont Catalent par exemple qui depuis l'année dernière est associé au titre du tournoi « Open BLS Location avec Catalent ». Il est clair que l'événement ne peut exister sans nos partenaires privés. Plus d'une centaine nous soutiennent chaque année. C'est grâce à cela que le tournoi perdure. C'est notre neuvième édition cette année et nous sommes le plus ancien tournoi 125 000 dollars du monde.

C'est un véritable travail d'équipe, qui comprend un nombre important de volontaires...

On travaille main dans la main avec le Comité départemental de tennis de la Haute-Vienne, qui nous apporte ses forces vives. Nous avons de la chance car c'est une belle co-organisation, notamment pour les contrôleurs, les chauffeurs, etc, et aussi la formation et l'encadrement des ramasseurs de balles.

Vous menez également des actions écocitoyennes. Quelles sont-elles ?

Nous essayons en effet d'avoir une démarche la plus vertueuse possible. À titre d'exemples, nous avons renouvelé notre partenariat avec la STCLM (Société des transports en commun de Limoges Métropole) pour favoriser la venue à Beaublanc en bus avec une entrée à moitié prix. Nous avons choisi un prestataire, pour la construction du court, qui s'engage depuis 2021 à compenser l'intégralité des émissions de CO2 liées à sa production technique. Nous récupérons et stockons nos panneaux, notre signalétique, d'année en année, pour les réutiliser et uniquement changer nos visuels si besoin. Les balles usagées sont récupérées par la Ligue Nouvelle-Aquitaine de tennis et recyclées (3 000 balles). Les bouteilles d'eau ont été remplacées par des gourdes réutilisables, etc.

Quelle a été la fréquentation du tournoi lors de la précédente édition ?

Nous avons eu plus de 12 000 visiteurs sur la semaine dont près de 4 000 pour la journée des finales.